Sähköpostin aihe on tärkein tekijä avaamiselle
Sähköpostin aihe on tärkein tekijä avaamiselle ja tämän artikkelin luettuasi, sähköpostejasi tullaan luultavasti avaamaan paremmin kuin aikaisemmin.
Mietitäänpä aluksi omaa käyttäytymistäsi saapuvien sähköpostien suhteen… Jos saat paljon posteja päivittäin, niin miten priorisoit niiden avaamisen? Välillä tiedät heti, mitkä postit ovat todella tärkeitä ja mitkä voit suoraan deletoida.
Mikä siis erottaa todella tärkeät ja roskikseen päätyvät/ ”myöhemmin luettavat” (lue – myöhemmin lukemattomana deletoitavat) postit toisistaan?
Väitän, että tärkein tekijä on sähköpostin aihe ja heti seuraavana sähköpostin lähettäjä (auktoriteetti). Aihe vaikuttaa eniten siihen, avaako vastaanottaja sähköpostisi vai ei (onko aiheella merkitystä hänen päivittäiseen toimintaansa/onnistumiseensa). Lähettäjän nimi puolestaan saattaa kertoa alustavasti, miten tärkeä asia sinulle voi olla (esimerkiksi yrityksesi toimitusjohtaja tai lapsesi luokanohjaaja).
Vinkkejä hyvän aiheen kirjoittamiseksi
Sähköpostin aihe voi määrittää tavoitteesi onnistumisen – tai epäonnistumisen
Otetaanpa käytännön esimerkki:
Olette pitäneet isommalla delegaatiolla yhteistyöpalaverin yrityksesi myynnin, markkinoinnin ja hankinnan kesken syksyn kampanjoista ja tekemisen vastuista. Kokouksen jälkeen myynniltä tulee vielä muutoksia ja kampanjaa varten tilattavat tuotemäärät pitäisikin tuplata yllättävän suuren menekin ansiosta.
Kokouksen ”kirjuri” tekee kokousmuistion jälkihuomioineen ja lähettää kaikille asianosaisille (sekä poissa olleille) sähköpostin näillä aihevaihtoehdoilla:
1. Perjantain palaveri
tai
2. Syksyn kampanja, MUUTOS MÄÄRIIN ja vastuut
Kaksi erilaista tapaa muotoilla aihe… Toinen kuitenkin kertoo heti mistä on kysymys ja toinen voi jäädä uimaan lukemattomien mailien mereen pitkäksikin aikaa – kunnes on liian myöhäistä.
Miten saada ydinviesti sähköpostin aiheeseen?
Kumpi yllä olevista aiheista oli mielestäsi informatiivisempi ja auttoi vastaanottajaa priorisoimaan sähköpostin ja tekemään tarvittavat toimenpiteet bisneksen kannalta? Kumpaa versiota näet enemmän arjessasi? Niinpä… Miten siis tehdään sähköpostin aiheesta vastaanottajalle selkeä ja informatiivinen?
Lähdetään ensin liikkeelle itse postista. Hyvän aiheen mahdollistava seikka on se, että itse posti ei saa olla liian pitkä. Älä yritä mahduttaa kaikkea samaan postiin, vaan malta lopettaa kirjoittaminen vaikka sanottavaa riittäisikin. Tarkista kirjoittamisen jälkeen, että posti on selkeä ja ydinasia tulee helposti ymmärrettävästi esille. Poista kaikki ne lauseet, virkkeet tai kappaleet, joilla ei ole merkitystä vastaanottajalle tai ko. asian onnistumiselle. Tuossa esimerkissäni postin ydin olisi varmasti juurikin ne vastuut, eli kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä.
Muutos, joka vaikuttaa koko kampanjan onnistumiseen on syytä korostaa näkyvällä tavalla. Tässä aiheessa esimerkiksi tärkein huomioitava seikka on jo aiheessa korostettu ISOILLA KIRJAIMILLA. Ihmisen mieli huomioi yleensä poikkeavuudet helposti (boldattu teksti, alleviivattu teksti, värillä korostettu teksti tai isot kirjaimet).
Huomioi myös se, että sähköpostiohjelmat näyttävät postin aiheesta vain X-määrän merkkejä. Yritä siis saada se tärkein aina mahdollisimman alkuun aihekenttää. Sopiva pituus aiheelle on yleisesti ottaen alle 40 merkkiä. Silloin se näkyy useimmissa laitteissa kokonaan. Toisaalta jotkut tutkimukset osoittavat, että esim. B to B- kaupassa myös pidemmät aiheet toimivat hyvin (avaus- ja klikkausprosentti)…
Varmasti jo huomasitkin, että aiheen kirjoittaminen saattaa olla parasta jättää viimeiseksi! Muotoile se rauhassa vasta postin kirjoittamisen jälkeen ja huomioi vasta sitten nuo kohdat. Kun olet muotoillut aiheen, niin käy vielä kerran posti läpi – Vastaavatko aihe ja sisältö toisiaan? – Tuleeko asia selväksi? – Osaavatko vastaanottajat toimia postisi perusteella? – Avaisitko itse sähköpostin, jossa on tällainen aihe?
Lopuksi: Tiedän kokemuksesta, että jokaista sähköpostia ei ole aikaa jäädä miettimään sen tarkemmin. Ota tästä kuitenkin vinkit talteen ja testaa niihin hieman tärkeämpiin sähköposteihisi seuraavalla kerralla?
